事務職向けAIはどっちが現実的？ChatGPTとCopilotで「毎日の定型業務」を回してみた話

「メール返信や議事録、Excelの集計……。気づいたら一日が“作業”だけで終わっている」。

自分もまさにそんな事務職の一人で、「生成AIが事務作業を効率化する」という記事を見かけるたびに、「実際どこまで使えるの？」と半信半疑でした。

そこで、ここ数カ月、ChatGPT系の汎用AIと、Microsoft 365に組み込まれたCopilotを、毎日の定型業務にガチで使ってみました。

この記事では、その中でも事務職の方が特に気になりそうな「メール・議事録・Excel・資料作成」の4つを中心に、良かった点・微妙だった点・向いている人／向いていない人を、かなり率直にお伝えします。

今回比較したAIと検証テーマ

比較したのは「ChatGPT系」と「Microsoft 365 Copilot」

今回試したのは、大きく分けると次の2タイプです。

• ChatGPT系の汎用AI（ブラウザやアプリから使う対話型のAI）
• Microsoft 365 Copilot（Word・Excel・PowerPoint・TeamsなどOffice内で動くAI）

どちらもテキスト生成・要約・アイデア出しなどは得意ですが、使い方の感覚はかなり違います。

ChatGPTは「何でも相談できる超頭のいい同僚」、Copilotは「Officeの中で手を動かしてくれるアシスタント」という感じが近いです。

検証したのは事務職の“毎日やっている定型業務”

「AIで業務効率化」と言われても、事務職が知りたいのは派手なDX事例ではなく、今日のルーティンがどれだけラクになるかだと思います。

そこで、以下のような“ガチで毎日あるやつ”だけに絞って使い倒しました。

• お客様・社内向けのメール文面作成・修正
• 会議の議事録作成・要点の要約
• Excelでの定型集計・簡単なグラフ作成
• 社内向けの説明資料・マニュアル・報告書ドラフト作成

実際に使って見えた「ChatGPT」のリアル

メール文面づくりは「たたき台生成ツール」と割り切ると超優秀

事務職で一番「うわ、助かる」と思ったのがメール文面です。

特に、返信内容は決まっているけど、丁寧な日本語にするのが面倒なケースで威力を発揮しました。

例えば、こちらが箇条書きレベルで「伝えたい内容」だけ書いて、
「社外の取引先向けの丁寧なメールに整えてください。敬語は少し固めで。」のように指示すると、かなり実用的な文面が数秒で出てきます。

ただし、そのままコピペは危険で、以下の2点だけは必ず人間がチェックしたほうがいいと感じました。

• 社内・自社特有の言い回しになっているか
• 具体的な日付・金額・固有名詞が間違っていないか

ここを“最終チェック”と割り切れば、メール作成にかかる時間は体感で半分以下になりました。

議事録・要約は素材を投げた瞬間に終わる

会議の議事録も、ChatGPTはかなり使えます。

音声認識ツールなどで文字起こししたテキストを貼り付けて、「この会議の要点を5つにまとめて、箇条書きで議事録っぽく整えてください」と指示すると、一瞬で“それっぽい”議事録を出してきます。

実際にやってみて感じたのは次のポイントです。

• 結論・決定事項・宿題（ToDo）の切り分けはかなり上手い
• 一方で、専門用語や社内略語は誤解されることがある
• 話のニュアンス（誰がどこまで了承したか）は自分で補正が必要

「ゼロから議事録を書く」のではなく、「AIが作った骨組みを3〜5分で直す」という使い方にすると、時間と気力の消耗がかなり減りました。

Excel・Word・PowerPointは「ひと手間」が前提

ChatGPTだけでExcelや資料作成まで完全にやらせるのは、正直いうと少し大変でした。

理由はシンプルで、「Excelファイルやスライドを直接いじってくれるわけではない」からです。

ただし、次のような“ひと手間前提の使い方”ならかなり有効です。

• Excel：やりたい集計や条件を文章で説明して、「それに合う関数や数式を教えて」と聞く
• Word：レポートの章立て案や見出し案を先に作ってもらう
• PowerPoint：資料の構成案や、1枚ごとのメッセージ案を出してもらう

つまり、「手を動かすのは自分だけど、考える部分を一緒にやってもらう」というイメージで使うと、考える時間の短縮にはかなり効きました。

実際に使って見えた「Copilot」のリアル

Teams会議の議事録は、人間がゼロから書くのがバカらしくなるレベル

Copilotを使って一番インパクトがあったのは、Teams会議の議事録です。

会議が終わった瞬間に、Copilot側で会話をベースに要点やアクションアイテムを整理してくれるので、「まず録音を文字起こしして…」という手間がごっそり消えます。

実際の使用感としては、次のような感じでした。

• 「この会議の結論と、担当者別のタスクを教えて」と聞くと、かなり整理された形で返ってくる
• 不自然なところや表現の調整は必要だが、ゼロから書くより圧倒的に早い
• 参加していない会議でも概要だけ把握したいときに便利

「議事録係」の負担が激減するので、議事録で消耗している事務職の方にはかなり刺さると思います。

Word・PowerPointは「叩き台生成＋微調整」ならかなりラク

CopilotはWordやPowerPointと直結しているので、「このWordの内容からPowerPointの叩き台作って」「この箇条書きからWordで報告書のドラフトを書いて」のような連携がスムーズです。

特に感じたメリットは以下です。

• Word：箇条書きで書いたメモを、「上司に出せるレベルの報告書」に整えてくれる
• PowerPoint：Wordの章立てや箇条書きから、スライド構成と簡単なレイアウト案を作ってくれる

もちろん、そのまま提出できるレベルかというと微妙で、内容の精度・レイアウトは人間のチェック前提です。

ただ、「真っ白なスライドに向かって悩む時間」がほぼゼロになるのは、精神的な負担も含めてかなり大きかったです。

Excelは“なんとなくやりたいこと”を投げると関数や集計までやってくれる

Excelに関しては、CopilotのほうがChatGPTよりも圧倒的にストレスが少なかったです。

というのも、「この表から部署別の月次売上を集計してグラフにして」といった“ざっくりした指示”で、実際にシート上の操作までやってくれるからです。

具体的には、次のようなことができました。

• 「このデータから、部署ごとの前年比を計算して色分けして」と頼む
• 「この表で、異常値っぽいところを教えて」と聞く

Excelが苦手な人ほど、「言葉でお願いしたら後はやってくれる」感覚になるので、AIの恩恵を一番感じやすい部分だと感じました。

ChatGPTとCopilotを比較してわかったこと

良かった点・微妙だった点の整理

下の表に、事務職目線で感じた主な違いをまとめます。

ざっくりいうと、「ChatGPTは用途が広い賢い相談相手」「CopilotはOffice業務に特化した実務アシスタント」という棲み分けでした。

向いている用途・向いていない用途の違い

実際にあれこれ試してみて、「これはChatGPTが向いている」「これはCopilotに投げたほうがいい」という線引きが見えてきました。

• ChatGPTが向いている場面
  • 文章のアイデア出し・ドラフト作成（お知らせ文、社内掲示、回答案など）
  • プロンプト次第でいろいろ試したいとき、仕事以外にも使いたいとき
  • 単純に「相談したい」「例をたくさん出してほしい」というとき
• Copilotが向いている場面
  • Teams会議の議事録作成・要約・タスク整理
  • Excelでの集計・グラフ化・簡単な分析を、自分で式を組まずに進めたいとき
  • Word→PowerPointのように、既存の社内資料をベースに別形式の資料を作りたいとき

逆に、「完璧な完成品を1回で出してほしい」という期待をすると、どちらも少しガッカリすると思います。

“8割くらいまでAIに進めてもらって、最後の2割を自分で仕上げる”くらいの感覚がちょうどよかったです。

初心者が選ぶならどっちか

「これからAIを触る」という事務職の方に、あえてどちらから勧めるかと言われると、個人的にはChatGPTから始めるのがおすすめです。

理由はシンプルで、次のような点があるからです。

• ブラウザさえあれば個人でも始められる（会社で禁止されていなければ）
• 仕事以外にも、文章・アイデア・勉強など幅広く使える
• プロンプトの書き方に慣れると、Copilotを触ったときにもすぐ応用が効く

一方で、会社としてすでにCopilotを導入しているなら、「Excel・Teams・Outlookの中でCopilotボタンを触ってみる」ところから入るのも全然アリです。

どちらにせよ、「最初から全部をAIに任せようとしない」のが長続きのコツだと感じました。

事務職がやりがちな“AI活用の失敗パターン”

「丸投げで完成品を出してくれる」と思っている

よくあるのが、「AIに投げれば完璧な議事録ができる」「ミスのないメールができる」と期待しすぎるパターンです。

実際は、AIはたたき台を爆速で作るのが得意であって、最終品質の責任はあくまで人間側に残ります。

この前提を持っていれば、「AIって意外と使えないじゃん」ではなく、「8割まで自動で進めてくれるだけでも十分ありがたい」に変わります。

社内ルール・言い回しをAIに教えずに使っている

メールや資料で特に目立つ失敗が、「自社っぽくない言い回し」や「社内ルールに合っていない文章」です。

AIは一般的なビジネス文書は得意ですが、会社ごとの独特な表現や禁止ワードまでは知りません。

• よく使う定型文・NGワードを先にAIに伝えておく
• 「自社の過去メールを参考に似せて」と指示する（機密情報には注意）

こうした“事前のひとこと”を加えるだけで、完成度が一段階上がると感じました。

最初から全部をAI化しようとして挫折する

もう一つありがちなのが、「明日からすべての会議・メール・資料をAIでやる！」と張り切って、数日で疲れてやめるパターンです。

個人的には、次のように“スモールスタート”するのがおすすめです。

• まずは「週1回の定例会議の議事録だけ」AIに任せてみる
• もしくは「毎日3件だけメールドラフトをAIに書かせる」と決める

慣れてくると、「これもAIに投げられそうだな」と自然に使える場面が広がっていきます。

結局どう使い分けるべきか（結論）

日々の定型業務をラクにする現実的な組み合わせ方

実際に両方使ってみて、「現実的だな」と感じた組み合わせ方は次の通りです。

• ChatGPT
  • メール文面のたたき台
  • 社内連絡文やマニュアルの原案
  • 議事録や長文の要約
• Copilot
  • Teams会議の議事録・要約・タスク整理
  • Excelでの定型集計・グラフ・簡単な分析
  • WordとPowerPointの連携による資料叩き台作成

ざっくり言えば、「テキストの発想や言い回しはChatGPT、Officeの中の実務はCopilot」にするのが、一番ストレスが少ないと感じました。

まず明日からやるならこの3ステップ

「とりあえず何からやればいいの？」という方は、以下の3つだけ試してみてください。

1. 今日出す予定のメール1通だけ、AIにたたき台を書かせてみる（ChatGPTでもCopilotでも可）
2. 次の会議で、議事録作成だけAIに任せてみる（Teams＋Copilotがあればベスト）
3. 来週の報告資料の構成案を、AIに相談してから作り始める

これだけでも、「あ、こういうところはAIに任せられるんだ」という感覚がつかめるはずです。

結論だけ先に知りたい人向けの要約

• ChatGPTは、文章全般のたたき台づくりと要約が得意で、仕事以外にも幅広く使える“汎用型の相棒”です。
• Copilotは、Teams・Excel・Word・PowerPointと連携して、Office内の作業を直接動かしてくれる事務向けアシスタントです。
• メールや社内文書のドラフト、議事録の要約はChatGPT側に寄せると効率が良く、Excel集計や会議議事録の自動生成はCopilotが圧倒的にラクです。
• 初心者がまず触るなら、導入しやすく柔軟性の高いChatGPTから始めて、「たたき台を作ってもらう」感覚に慣れるのがおすすめです。
• どちらにしても、「完璧な完成品を出してもらう」のではなく、「8割までAIにやらせて、最後の2割を自分で整える」と決めておくと、失敗しづらく長く使い続けられます。